Οργανισμός με πολλούς εμπλεκόμενους

Όταν ένας οργανισμός μιλά ταυτόχρονα στη διοίκηση, στις ομάδες εργασίας και στους συνεργάτες, το website δουλεύει καλά αν κάθε κοινό έχει τη δική του διαδρομή. Η μελέτη δείχνει πώς χτίζεται και τι πετυχαίνει.

Κλάδος	Οργανισμοί με πολλούς ενδιαφερόμενους
Πρόκληση	Συμφωνία των ενδιαφερομένων
Περιβάλλον απόφασης	Πολλών ενδιαφερομένων
Πολυπλοκότητα	Υψηλή
Υπηρεσία	Εταιρική ιστοσελίδα

Σε έναν οργανισμό με πολλές ομάδες, η κάθε ομάδα θέλει κάτι διαφορετικό από το website. Όταν όλα μπαίνουν σε μία σελίδα, κανείς δεν βρίσκει εύκολα αυτό που ψάχνει. Εδώ περιγράφεται μια δομή με ξεχωριστή είσοδο για κάθε κοινό, οι αποφάσεις που τη στηρίζουν και τι πετυχαίνει.

Οργανισμός με πολλούς εμπλεκόμενους Ποια είναι η κατάσταση;

Ο οργανισμός έχει πολλές ομάδες που ενδιαφέρονται για το website του, και η καθεμία ψάχνει κάτι άλλο. Η διοίκηση θέλει να φαίνεται ένας ενιαίος οργανισμός. Οι ομάδες εργασίας θέλουν να δείξουν πώς μοιράζεται η δουλειά. Οι συνεργάτες θέλουν να μάθουν σε ποιον να απευθυνθούν.

Όλοι χρησιμοποιούν το ίδιο website. Γι' αυτό χρειάζεται ένα μήνυμα που δεν αλλάζει από σελίδα σε σελίδα. Όταν ένας συνεργάτης διαβάζει το ίδιο πράγμα στην αρχική και στις εσωτερικές σελίδες, ο οργανισμός φαίνεται οργανωμένος και αξιόπιστος.

Ο οργανισμός έχει επίσης μεγαλώσει. Ήρθαν νέες ομάδες, έγιναν νέες συνεργασίες, και κάθε ομάδα ζήτησε χώρο στο website. Κάθε αίτημα ήταν λογικό από μόνο του.

Οργανισμός με πολλούς εμπλεκόμενους Τι πρέπει να αλλάξει;

Το website μιλά σε όλα τα κοινά μαζί και δεν έχει δομή. Οι σελίδες επαναλαμβάνουν η μία την άλλη, και δύο ομάδες περιγράφουν την ίδια υπηρεσία με διαφορετικά λόγια. Ένας συνεργάτης που ψάχνει στοιχεία επικοινωνίας βρίσκει κείμενο γραμμένο για το διοικητικό συμβούλιο. Ένα μέλος του συμβουλίου που ψάχνει την κατεύθυνση του οργανισμού βρίσκει οδηγίες για τη δουλειά της ημέρας.

Οι επισκέπτες δυσκολεύονται να βρουν τι τους αφορά. Διαβάζουν βιαστικά, μαντεύουν, και πολλές φορές τηλεφωνούν ή στέλνουν email για να ρωτήσουν. Μέσα στον οργανισμό γίνεται κάτι παρόμοιο: όταν το μήνυμα προς τα έξω δεν είναι σαφές, οι συνάδελφοι κάνουν συναντήσεις για να συμφωνήσουν τι θα γράφει το website.
Το πρόβλημα έχει δύο όψεις. Οι αναγνώστες απ' έξω αποφασίζουν πιο αργά. Μέσα στον οργανισμό οι συζητήσεις για το website κρατούν πολύ, γιατί δεν υπάρχει υπεύθυνος ούτε κανόνας για το πότε κλείνουν.

Οργανισμός με πολλούς εμπλεκόμενους Ποιοι περιορισμοί υπάρχουν;

Τέσσερα πράγματα καθορίζουν τη δουλειά: πολλές ομάδες με διαφορετικές ανάγκες, προτεραιότητες που συγκρούονται, περιεχόμενο που έρχεται από πολλούς ανθρώπους, και η ανάγκη για ενιαίο ύφος χωρίς να χαθεί η φωνή κάθε ομάδας. Το τελευταίο θέλει τη μεγαλύτερη προσοχή. Αν όλες οι ομάδες ακούγονται ίδιες, το website δεν εξυπηρετεί καμία.

Ένας συνεργάτης από τα οικονομικά και ένας υπεύθυνος λειτουργίας κάνουν διαφορετικές ερωτήσεις. Ο καθένας χρειάζεται τη σελίδα που απαντά στις δικές του.

Υπάρχει και ένας ανθρώπινος περιορισμός, που σπάνια γράφεται σε ένα brief. Κάποιες ομάδες δουλεύουν τις σελίδες τους εδώ και χρόνια και τις θεωρούν δικές τους. Γι' αυτό η νέα δομή πρέπει να εξηγηθεί σε όλους και να γίνει αποδεκτή από όλους. Αλλιώς δεν κρατά.

Οργανισμός με πολλούς εμπλεκόμενους Τι κάνει ένα τέτοιο έργο να πετύχει;

Πετυχαίνει όταν κάθε κοινό έχει το δικό του μήνυμα. Ένα κείμενο για όλους βγαίνει γενικό και θολό. Βοηθά επίσης να χωρίζονται καθαρά τα μηνύματα, ώστε ο αναγνώστης να βλέπει αμέσως ποια πρόταση απευθύνεται σε εκείνον. Και βοηθά το συγκεκριμένο περιεχόμενο, γραμμένο για πραγματικές ανάγκες.

Το πιο σημαντικό είναι να παρθούν νωρίς οι αποφάσεις για τη δομή και τις προτεραιότητες. Κάποιος πρέπει να αποφασίσει ποιο κοινό μπαίνει πρώτο στην αρχική σελίδα και πού βρίσκει η κάθε ομάδα το δικό της περιεχόμενο. Όταν η απόφαση παίρνεται ανοιχτά, η δομή εξυπηρετεί όλους δίκαια.
Η σειρά μετράει. Όταν η συμφωνία για τη δομή γίνεται πριν από τον νέο σχεδιασμό, το αποτέλεσμα κρατά στον χρόνο. Γι' αυτό η διαδικασία μας βάζει τη δομή πριν από τον σχεδιασμό.

Οργανισμός με πολλούς εμπλεκόμενους Ποια προσέγγιση ακολουθούμε;

Χωρίζουμε τα κοινά και χτίζουμε τη δομή γύρω από τις ανάγκες κάθε ομάδας. Αντί για μία μεγάλη διαδρομή για όλους, κάθε ρόλος έχει τη δική του. Ο επισκέπτης αναγνωρίζει τον ρόλο του σε μία ή δύο προτάσεις και πηγαίνει κατευθείαν στην πληροφορία που τον αφορά, χωρίς να περάσει από τις υπόλοιπες.

Τα βήματα είναι αυτά:

Καταγράφουμε τις ομάδες εμπλεκομένων. Για την καθεμία γράφουμε σε μία πρόταση τι χρειάζεται από το website.
Βάζουμε τις ομάδες σε σειρά για την αρχική σελίδα. Συμφωνούμε ανοιχτά ποια μπαίνει πρώτη και ποιες ακολουθούν μέσω συνδέσμων.
Φτιάχνουμε μία διαδρομή για κάθε ρόλο, με δική της είσοδο και σύντομη λίστα σελίδων.
Βρίσκουμε πού επαναλαμβάνονται τα μηνύματα και αποφασίζουμε σε ποια σελίδα θα γράφεται το καθένα.
Δοκιμάζουμε το αποτέλεσμα με ένα άτομο από κάθε ομάδα και ρωτάμε: «Βρίσκετε αυτό που χρειάζεστε;»

Η δομή βάζει τη σαφήνεια, τον συντονισμό και τη σταθερή ροή αποφάσεων πάνω από την πληρότητα. Οι σελίδες γίνονται πιο σύντομες και πιο στοχευμένες. Τα κοινά στοιχεία, όπως ποιος είναι ο οργανισμός ή πώς επικοινωνεί κανείς μαζί του, βρίσκονται σε ένα σημείο και είναι ίδια για όλους.

Οργανισμός με πολλούς εμπλεκόμενους Ποιες αποφάσεις μετρούν περισσότερο;

Τέσσερις αποφάσεις κάνουν το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς. Καθεμία ζητά από μια ομάδα να δεχτεί πιο συγκεκριμένη θέση για το περιεχόμενό της. Σε αντάλλαγμα, το κοινό της το βρίσκει πιο εύκολα. Ο πίνακας δείχνει τι σημαίνει κάθε απόφαση στην πράξη και τι αφήνουμε πίσω.

Απόφαση	Τι σημαίνει στην πράξη	Τι αφήνουμε πίσω
Διαχωρισμός ανά ομάδα εμπλεκομένων	Το περιεχόμενο οργανώνεται ανά κοινό	Την ευκολία του «όλα σε μία σελίδα»
Διαδρομές ανά ρόλο	Κάθε ρόλος έχει τη δική του διαδρομή στο website	Τη μία κοινή διαδρομή για όλους
Λιγότερα μηνύματα που επαναλαμβάνονται	Κάθε δήλωση γράφεται σε ένα σημείο και οι άλλες σελίδες βάζουν σύνδεσμο	Τα αντίγραφα του ίδιου κειμένου σε πολλές σελίδες
Σαφήνεια πάνω από τη συμπερίληψη	Κάθε σελίδα εξυπηρετεί καλά το δικό της κοινό	Την ανάγκη να αναφέρεται κάθε ομάδα παντού

Η τελευταία γραμμή είναι η πιο σημαντική. Μια σύντομη, ειλικρινής πρόταση για το ποιον αφορά μια σελίδα βοηθά τον συντονισμό περισσότερο από μια λίστα με όλους όσους μπορεί να αφορά. Έτσι ο αναγνώστης καταλαβαίνει αμέσως αν είναι στο σωστό σημείο.

Οργανισμός με πολλούς εμπλεκόμενους Ποιο είναι το αποτέλεσμα;

Κάθε ομάδα βρίσκει γρήγορα την πληροφορία που την αφορά και αποφασίζει πιο εύκολα. Το website βοηθά και τον συντονισμό μέσα στον οργανισμό, γιατί υπάρχει μία δομή που την έχουν δεχτεί όλοι και ένας κανόνας για το πού ανήκει κάθε δήλωση.

Ένα σαφές website βοηθά και τη συζήτηση ανάμεσα στις ομάδες. Οι διαφορετικές απόψεις φαίνονται νωρίς και υπάρχει συγκεκριμένο σημείο όπου αποφασίζονται. Αυτό έχει αξία, γιατί μια διαφωνία που φαίνεται λύνεται πιο εύκολα από μια διαφωνία κρυμμένη ανάμεσα σε σελίδες που επαναλαμβάνονται.

Και οι ομάδες μιλούν με το ίδιο ύφος, αφού το κοινό υλικό βρίσκεται σε ένα σημείο. Η συντήρηση γίνεται πιο απλή. Όταν έρχεται νέα ομάδα ή νέος συνεργάτης, υπάρχει ήδη διαδρομή με σαφή κανόνα, και η προσθήκη γίνεται χωρίς να αλλάξει όλη η δομή.

Αν ο οργανισμός σας εξυπηρετεί πολλές ομάδες, αρκεί συνήθως μια σύντομη πρώτη συζήτηση για το ποιες είναι και τι χρειάζεται η καθεμία, ώστε να φανεί το σχήμα της δουλειάς. Μπορείτε να στείλετε αίτημα έργου. Για παρόμοιες περιπτώσεις, δείτε τις μελέτες για την υπευθυνότητα σε τράπεζα ή ασφαλιστική. Δείτε και τους κλάδους με τους οποίους δουλεύουμε.

Οργανισμός με πολλούς εμπλεκόμενους Συχνές ερωτήσεις

Αναφέρεται κάποιος πελάτης στη μελέτη;

Δεν κατονομάζεται κανένας πελάτης. Αυτό που μετράει είναι η δομή και οι αποφάσεις πίσω της, όχι το όνομα του οργανισμού.

Χρειάζεται κάθε ομάδα δικό της website;

Συνήθως όχι. Ένα website με καθαρές διαδρομές ανά ρόλο μένει πιο εύκολα ενιαίο από πολλά ξεχωριστά. Ξεχωριστό website έχει νόημα μόνο όταν οι ομάδες δεν μοιράζονται σχεδόν τίποτα, ούτε καν την ταυτότητα του οργανισμού.

Πώς αποφασίζεται ποια ομάδα μπαίνει πρώτη;

Συμφωνείται ανοιχτά με τον οργανισμό, με βάση το ποιον πρέπει κυρίως να εξυπηρετεί το website. Οι άλλες ομάδες έχουν καθαρούς συνδέσμους από την αρχική σελίδα, ώστε κάθε αναγνώστης να βρίσκει κείμενο γραμμένο για εκείνον.

Τι γίνεται όταν δύο ομάδες διαφωνούν;

Είναι φυσιολογικό, και βοηθά να φανεί νωρίς. Παρουσιάζουμε τις επιλογές μαζί με τα υπέρ και τα κατά της καθεμίας. Αποφασίζει ο οργανισμός, ώστε η δομή να έχει γραπτή αιτιολόγηση και όλοι να ξέρουν γιατί επιλέχθηκε.

Εφαρμόζεται σε website που ήδη έχουμε;

Ναι, συχνά. Ταξινομούμε το υπάρχον περιεχόμενο ανά κοινό, αφαιρούμε ή συγχωνεύουμε ό,τι επαναλαμβάνεται και προσθέτουμε διαδρομές.

Επόμενο βήμα: Οργανισμός με πολλούς εμπλεκόμενους

Ξεκινήστε το έργο σας

Στείλτε αίτημα έργου ή ελέγξτε δωρεάν το website σας. Κάθε μήνυμα το διαβάζουμε εμείς οι ίδιοι.

Ξεκινήστε ένα έργο Ελέγξτε το website σας